Notartel SpA

Conservazione

La Conservazione a Norma


Dal 2013 l’atto notarile può essere formato in modo totalmente informatico in linea con l’Agenda Digitale del Governo.
 
L’atto pubblico informatico è oggi obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione, ma per chi lo vuole è possibile stipulare qualsiasi atto. 
 
Come?
Le parti, invece di firmare un documento cartaceo firmeranno con la propria firma digitale il documento informatico contenente l’atto stesso e i suoi eventuali allegati, seguiti dall’apposizione della firma digitale del notaio (che contiene firma e sigillo del notaio).
L’atto verrà conservato in modo informatico attraverso l’apposito sistema di Conservazione a Norma del Notariato gestito da Notartel.
 
Perché scegliere l’atto pubblico informatico?
I vantaggi dell’atto pubblico informatico sono nella possibilità per le parti che magari vivono in luoghi diversi, di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare l’atto consentendo lo scambio tra i due notai del documento formato digitalmente nel giro di pochi istanti.

Nella conservazione tramite i più avanzati sistemi di disaster recovery che possono mettere al riparo da eventuali rischi di danni all’originale conservato in modo analogico.
 

La Conservazione a Norma del Consiglio Nazionale
Il sistema realizzato da Notartel con il coordinamento della Commissione Informatica, accoglie gli atti notarili e i relativi allegati, originariamente formati su supporto informatico o derivanti dall’acquisizione di documenti analogici, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF-A) e firmati digitalmente.
Successivamente al completamento della conservazione di un atto informatico è possibile apporre le annotazioni relative a registrazione, trascrizione e altro.

Dal 2014 è operativo il Protocollo di intesa per “l’esecuzione delle ispezioni e la conservazione degli atti notarili informatici” firmato tra l’Amministrazione degli Archivi Notarili e il Consiglio Nazionale del Notariato. Le ispezioni sugli originali digitali conservati nel Sistema di conservazione del CNN avvengono con accesso mediante appositi moduli di Identity Access Management.

Il sistema è adeguato alle regole tecniche introdotte dal DPCM 3 dicembre 2013. 
 
In data 9 dicembre 2015 Notartel ha ottenuto la conformità alla norma ISO/ IEC 27001:2013 per l’attività di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”.
 
Dal 2106 Notartel è accreditata presso AgID nell’elenco dei Conservatori di documenti informatici.
 
 

La Conservazione Fiscale

 

Il sistema Conservazione Fiscale Online di Notartel garantisce il servizio di base della conservazione a norma della documentazione fiscale.
 
La conservazione della fattura elettronica viene effettuata in conformità alle disposizioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che prescrive che la documentazione fiscale va conservata a norma per un minimo di 10 anni.
Il sistema consente la conservazione della FatturaPA e di altre tipologie di documenti informatici a carattere fiscale, mediante tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità. In questo modo assicura all’utente interessato l’assoluta correttezza dell’adempimento.
 
L’invio e la gestione del pacchetto di archiviazione avviene con riferimento al soggetto fiscale interessato identificato dal sistema mediante Partita IVA o Codice Fiscale: Consiglio Nazionale, Consiglio Notarile Distrettuale, studio notarile. Il pacchetto di archiviazione inviato per conto dello stesso soggetto fiscale viene raggruppato in una “raccolta”. L’applicazione consente, da parte dell’utente autorizzato, la ricerca e il recupero della documentazione inviata ai fini della normativa vigente in tema di esibizione dei documenti informatici.