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L’atto pubblico informatico

Firmare un atto notarile, senza toccare mai la carta.

L’atto notarile, nell’immaginario collettivo, si considera chiuso dall’apposizione della firma autografa delle parti, seguita da quella del notaio e dall’apposizione del Sigillo di stato. Dal 2010, invece, è possibile che l’atto pubblico notarile venga formato in modo totalmente informatico.

L’atto pubblico informatico è oggi obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione, ma per chi lo desidera è possibile stipulare qualsiasi atto.

Come?

  • Le parti, invece di firmare un documento cartaceo, firmeranno con la propria firma digitale o con firma grafometrica il documento informatico contenente l’atto e i suoi eventuali allegati, seguiti dall’apposizione della firma digitale del notaio (che contiene firma e sigillo del notaio).
  • L’atto viene conservato in modo informatico attraverso un apposito sistema di Conservazione a Norma del Consiglio Nazionale del Notariato su strutture di proprietà del CNN stesso e a cura di Notartel.

Il sistema accoglie gli atti notarili e i relativi allegati, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF/A) e firmati digitalmente, secondo quanto previsto dall’art. 62-bis della Legge Notarile. La sicurezza è garantita dal Sistema di Gestione della Sicurezza e delle Informazioni di Notartel che ha ottenuto, in data 9 dicembre 2015, la conformità alla norma ISO/IEC 27001:2013 per l’attività di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”. Da marzo 2016, inoltre, Notartel è accreditata come conservatore dall’AgID.

Perché scegliere l’atto pubblico informatico?

  • I vantaggi dell’atto informatico sono nella possibilità per le parti, che magari vivono in luoghi diversi, di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare l’atto consentendo lo scambio tra i due notai del documento formato digitalmente nel giro di pochi istanti;
  • Nella conservazione tramite i più avanzati sistemi di disaster recovery che possono mettere al riparo da eventuali rischi di danni all’originale conservato in modo analogico.
  • Risponde a esigenze specifiche di soggetti che interagiscono anche tramite sintetizzatori vocali con il mondo esterno, sia per fornire, sia per acquisire informazioni.

UN SOFTWARE INNOVATIVO PER L’ATTO INFORMATICO NOTARILE

La Piattaforma del Notariato Italiano è un sistema integrato di gestione del ciclo di vita dell’atto notarile: dall’istruttoria della pratica alla stipula; dagli adempimenti successivi alla conservazione in cloud dei documenti contenuti nel fascicolo di studio e anche dello stesso atto, quando stipulato in forma digitale, nel sistema di conservazione a norma del Consiglio Nazionale del Notariato.

Il Sistema non riguarda solamente la stipula di atti in forma digitale, ma la generalità degli atti notarili.

Le sue componenti sono progettate per essere immediatamente utilizzabili anche singolarmente, e in sinergia con i software di studio.

Le funzioni attualmente in esercizio:

  • acquisizione, mediante l’App NotaioID, dei dati contenuti nei documenti di identità elettronici e conservazione nel cloud del notariato;
  • rilascio di un certificato di firma digitale al cliente che ne faccia richiesta;
  • sottoscrizione, in presenza, di un qualsiasi atto notarile;
  • la stipula in video conferenza di una srl online.