L’atto notarile, nell’immaginario collettivo, si considera chiuso dall’apposizione della firma autografa delle parti, seguita da quella del notaio e dall’apposizione del Sigillo di stato. Dal 2010, invece, è possibile che l’atto pubblico notarile venga formato in modo totalmente informatico.
L’atto pubblico informatico è oggi obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione, ma per chi lo desidera è possibile utilizzarlo in ogni circostanza.
Come?
- Le parti, invece di firmare un documento cartaceo, firmeranno con la propria firma digitale o su un tablet il documento informatico contenente l’atto e i suoi eventuali allegati, seguiti dall’apposizione della firma digitale del notaio.
- L’atto viene conservato in un apposito sistema di Conservazione a Norma gestito da Notartel in un datacenter del Consiglio Nazionale del Notariato.
Il sistema accoglie gli atti notarili e i relativi allegati, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF/A) e firmati digitalmente, secondo quanto previsto dall’art. 62-bis della Legge Notarile. La sicurezza è garantita dal Sistema di Gestione della Sicurezza e delle Informazioni di Notartel che ha ottenuto, in data 9 dicembre 2015, la conformità alla norma ISO/IEC 27001:2013 per l’attività di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”. Da marzo 2016, inoltre, Notartel è accreditata come conservatore dall’AgID.
Perché scegliere l’atto pubblico informatico?
- Parti che vivono in luoghi diversi possono salvi alcuni divieti di legge, recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare con interazione online nel giro di pochi istanti;
- I più avanzati sistemi di disaster recovery rendono la conservazione dell’originale digitale persino più sicura dell’archiviazione cartacea, che pure sfida i secoli;
- Risponde meglio alle esigenze specifiche di soggetti perfettamente capaci ma con limitazioni nell’interazione col mondo esterno.
UN SOFTWARE INNOVATIVO PER L’ATTO INFORMATICO NOTARILE
La Piattaforma del Notariato Italiano è un sistema integrato di gestione del ciclo di vita dell’atto notarile: dall’istruttoria della pratica alla stipula; dagli adempimenti successivi alla conservazione in cloud dei documenti contenuti nel fascicolo di studio e anche dello stesso atto, quando stipulato in forma digitale, nel sistema di conservazione a norma del Consiglio Nazionale del Notariato.
Il Sistema non riguarda solamente la stipula di atti in forma digitale, ma la generalità degli atti notarili.
Le sue componenti sono progettate per essere immediatamente utilizzabili anche singolarmente, e in sinergia con i software di studio.
Le funzioni attualmente in esercizio:
- acquisizione, mediante l’App NotaioID e la tecnologia NFC, dei dati contenuti nei documenti di identità elettronici;
- rilascio di un certificato di firma digitale al cliente che ne faccia richiesta;
- sottoscrizione, in presenza, di un qualsiasi atto notarile;
- la costituzione via video conferenza di una srl tra persone che si trovano in luoghi ed anche in Stati diversi.